第一章总则
第一条为进一步规范和加强教职工因公临时出国(境)管理，更好地服务教学、科研工作，保证因公临时出国（境）工作健康、规范、有效地开展，加快推进特色应用型本科大学国际合作与交流，根据国家和黑龙江省关于因公出国（境）审批和管理的有关规定，本着“统一领导、归口管理、分级负责、协调配合”的工作原则，结合我校实际，修订本管理办法。
第二条国际交流合作处是黑龙江科技大学因公临时出国（境）管理归口部门。
第三条本办法适用于学校在岗教职工出国（境）访问、参加国际学术会议、学术交流、合作研究、讲学、培训、其他短期公务活动。
第四条本办法适用于半年以上国家公派、单位公派赴国（境）外留学的审批和管理。
第二章组团原则和要求
第五条根据对外合作与交流的实际工作需要，学校每年末科学制定下一年度因公临时出国计划。因公出访应根据工作需要进行安排，遵守为学校发展服务，为教学、科研和学科建设服务，为提高管理水平服务原则，访问必须要有与学校国际合作交流密切相关的实质性内容和明确的出访任务。不得以任何名义安排一般性考察。
第六条团组成员确定要根据工作需要和人员分工，坚持“按需派出、因事定人”，“必要性、排他性”原则。学校领导班子成员及部门、学院同一班子成员原则上不得同团出访或同期出访，也不得同时或6个月内分别率团出访同一国家或地区。根据工作需要安排，正校级领导每年最多安排1次出访任务，其他副校级领导1个任期内出国（境）不超过2次或2年内出国（境）不超过1次。参加双跨团组、国外培训均计入本人和本单位出访批次。
第七条严格执行应邀出访规定，邀请单位与邀请人应与出访人员的职级身份相称。不得接受海外华侨华人和外国驻华机构邀请，严禁通过中介机构联系或出具邀请函。
第八条严格控制出访团组人数、国家数和在外停留天数。出访人员构成坚持“少而精”的原则，符合任务需要，一般团组人数不得超过6人，厅级团组人数不得超过4人，2人以上团组，需指定1人为团长。严禁通过团外团，拆分团组，分别报批等方式在名单外安排无关人员。严禁打前站，携带配偶子女同行。
第九条团组每次出访不得超过3个国家和地区（含经停国家和地区，不出机场的除外），在外停留时间不超过10天（含离、抵我国国境当日）。出访1国不超过5天，出访2国不超过8天，出访3国不超过10天。出访拉美和非洲等航班衔接不便的国家，1国不超过6天，2国不超过9天，离、抵境当日计入在外停留天数。
第十条参加国际会议、体育比赛、文艺演出、展览活动及培训团组的人数和在外停留天数应按现行有关规定并根据工作需要和人员身份进行控制。
第十一条因公出访公务活动尽量安排在工作日，公务活动时间不少于总日程的三分之二。校级领导和处级干部出访活动原则上应在不影响工作的情况下进行。
第十二条参加双跨团组，需要有出访组团权限的单位按年度计划执行，并向黑龙江省人民政府外事办公室发征求意见函原件，征求意见函原件可直发我校，学校根据工作任务确定同意参团。
第十三条具有下列情形之一的，不得批准出国（境）执行公务：
1.出访人员的专业或业务分工与出访任务不相符的；
2.无权出具任务通知书的协会、中心等单位所组织的出国访问考察、参加研讨会和培训班等出访申请；
3.非在职在编人员；
4.因公临时出国人员的随访家属；
5.已确定要调离本校的；
6.经费预算费用超过规定标准的；
7.通过因私渠道申请同一国家签证已被拒签的；
8.身体健康状况不适宜出国（境）的；
9.违反外事纪律造成不良影响的；
10.国家法律法规规定不准出境的；
11.因涉嫌违纪违法已被有关机关立案调查的；
12.其他不宜执行因公出国（境）任务者。
第三章报批程序
第十四条每年11月底，学校各单位提交下一年度《黑龙江科技大学教职工因公出国（境）计划申请表》（见附件1），由国际交流合作处负责统筹，根据黑龙江科技大学对外合作交流、教学、科研、学科建设实际需要，制定下一年度因公临时出国（境）计划，并提请校党委常委会审批后上报执行。未列入年度因公临时出国（境）计划的团组原则上不予执行。
第十五条申请出访需填写《黑龙江科技大学因公临时出国（境）团组任务申报表》（见附件2），完成相应会签审批后，将邀请函及译文、人员名单（见附件3）、访问行程安排（见附件4），出访任务背景资料，参加双跨团组还需要提供征求意见函（原件）、任务通知书（原件）、任务批件，照片、指纹、信息采集表、回执单等材料一并提交国际交流合作处，由国际交流合作处负责向黑龙江省人民政府外事办公室申报审批。
第十六条根据因公出国（境）经费管理规定制定《因公出国（境）费用说明》（见附件5），填写《因公出国（境）任务和预算审批表》（见附件6），由国际交流合作处、财务处联合审核后，经主管校领导审批 ，经费审批材料一并提交黑龙江省人民政府外事办公室。出访获黑龙江省人民政府外事办公室批准后，根据预算标准向财务处提交用汇申请。
第十七条学校同意拟派出国团组上报黑龙江省人民政府外事办公室和黑龙江省教育厅审批前，组团单位填写《因公出访信息公示表》（见附件7），由国际交流合作处负责将团组信息在学校校园网上进行公示，公示内容包含出访国家、路线、天数、任务、团组成员信息、邀请方信息、经费来源，主动接受群众监督。公示时间不少于5个工作日。未按规定公示的不予审批，不予核销相关费用。
第十八条组团单位填写《黑龙江省出国任务审批单》（见附件8）、《因公临时出国人员备案表》（见附件9），由国际交流合作处负责将出国（境）审批材料报校领导审批（校级领导出国（境）访问另需将请示文件上报省政府审批）。校级审批后，由我校国际交流合作处外事专办员送交省外办审批，办理任务批件、护照、签证等手续。
第十九条教职工因公临时出国(境)须履行学校相关请假手续，并将请假单交相关部门和国际交流合作处报备。
第二十条准备出访国家地区签证材料，办理前往访问国家和地区的签证。
第二十一条出访前，国际交流合作处负责对出访团组进行行前外事纪律、外事礼仪、保密教育等，并由团长代表团组签署《黑龙江科技大学因公出国（境）人员外事纪律承诺书》（见附件10）。
第二十二条出访过程中，出访团组实行团长负责制。团内党员超过3人，根据出访任务和目的地，经国际交流合作处建议，学校党委批准，可以成立临时党支部。出访团组要严格按照既定出访路线执行出访任务，在外期间严格执行请示报告和2人同行制度。
第二十三条出访结束后，5个工作日内，将公务普通护照、出入境信息和出访总结、团组成员执行中央八项规定及其实施细则精神的报告表和出访期间实际日程安排（出访团组所有成员签字后）交到国际交流合作处，并在财务处完成出访费用核销。
第二十四条团组回国后整理出访信息，国际交流合作处负责将《黑龙江科技大学教职工因公临时出国总结表》（见附件11）、团组成员执行中央八项规定及其实施细则精神的报告表、出访期间实际日程安排在校园网上进行不少于5个工作日的公示并在校内进行出访成果共享,并报送黑龙江省人民政府外事办公室。
第四章出国经费管理
第二十五条因公出国（境）应本着“讲求实效、厉行节俭、严守纪律”的原则，实行因公临时出国（境）经费先行审核制度，由经费审批部门和任务审批部门联合审批。未经办理外汇审批的团组，学校财务部门将不予核销出访费用。
第二十六条相关短期对外学术交流、国家留学生基金委项目、国家外国专家管理局项目等经费参照上级相关制度执行。
第二十七条财务处负责按照经费预算和相关文件规定核销出访费用，严格按照批准的人数、天数、路线和公务活动情况进行核销，不得核销与公务无关的开支和计划外发生的费用；所有出国（境）团组费用核销时须提供黑龙江省人民政府出国、赴港澳任务批件， 出入境记录，签证或签注等复印件及支出原始单据及付款凭据。
第二十八条各出国团组原则上优先选择国内航空或直航，尽量避免在第三国转机，一般用人民币购买往返国际机票和中间航程机票。因公临时出国人员不得擅自改变出访路线、增加出访地点，严禁延长出访时间。
第五章证照管理
第二十九条教职员工因公临时出国(境)执行公务，原则上应持因公普通护照（因公往来香港、澳门特别行政区通行证），不得持因私护照出国（境）执行公务活动。
第三十条教学科研人员出国开展学术交流合作，应持公务普通护照，特殊情况需持普通护照出国，应说明理由并按组织人事管理权限报组织人事部门审批。因公出国审批手续正常履行。
第三十一条教学科研人员赴国（境）外进行中长期（90天以上）学习、培训，根据国家有关规定，可持普通护照（往来港澳通行证）。
第三十二条因公护照（因公往来香港、澳门特别行政区通行证）应在回国5个工作日内交由学校国际交流合作处统一管理，逾期不交或不执行证件管理规定的单位和个人，暂停其出国（境）执行公务。正副处级干部普通护照（往来港澳通行证）应在回国5个工作日内交由学校组织部门集中保管。
第三十三条短期出访按照公务出访的要求，未经学校主管职能部门及主管校领导事先批准，公务访问均不得采用因私方式办理。
第三十四条护照在国内遗失，本人应立即向职能部门和发照机关报告，写明遗失经过，同时办理挂失。护照在国外遗失，应立即联系国际交流合作处，经黑龙江省人民政府外事办公室证照中心照会国外使领馆后，就近到我国驻所在国使领馆办理相关手续。
第六章出国（境）行前教育
第三十五条所有出国人员出访前要接受行前教育，以加强对因公出国人员管理，确保国家安全，保守国家秘密，严肃外事纪律，维护出国人员合法权益，规范出国（境）人员行为礼仪，圆满完成出国任务。
第三十六条涉密人员出国（境）须到学校保密办公室接受保密教育和签署保密承诺书。
第三十七条出国（境）人员行前教育工作原则：高度重视，精心组织实施，保证教育效果。出国（境）人员行前教育工作紧紧围绕国家有关涉外法律、法规、涉外人员守则、外事纪律、出国注意事项等内容开展。
第三十八条行前教育工作需在团组派出前完成，国际交流合作处准备教育材料并负责行前教育指导。针对因公出国（境）的人员的行前教育，要做好行前教育登记记录。
第七章纪律与监督
第三十九条因公出访人员在对外交往中应坚决维护国家利益和学校利益，不做有损国家和学校声誉的事情。出访期间，应自觉遵守当地的法律、法规，尊重当地的风俗习惯。
第四十条因公出访人员在公务出访、进行学术交流及个人对外交往中不得涉及国家政治、军事、经济和科研秘密，应维护学校的知识产权；凡是教学、科研有密级的资料，未经保密主管部门的批准，不得私自带（传、寄）往国（境）外进行学术交流。
第四十一条因公出访人员须在回国后5个工作日内，提交出访总结报告。总结报告包括：出访活动内容、出访体会、收获及成果；如签订合作协议，要提供协议复印件，并提供出访期间所收集的相关材料复印件、图片等资料。国际交流合作处按相关规定，将出国（境）任务执行情况进行校内公示，公示5天无异议后，将出访总结报告副本上报黑龙江省人民政府外事办公室。
第八章附则
第四十二条赴港澳台地区团组参照本办法执行。
第四十三条本办法由学校国际交流合作处负责解释。
第四十四条本办法自印发之日起施行，原《黑龙江科技学院外事管理办法》（黑科院办字﹝2010﹞24号）同时废止，未尽事宜由国际交流合作处负责解释。
附件：略
