第一章 总则

第一条本办法所适用的国际会议，是指以学校或各单位名义在我国境内举办或承办的有国外代表出席的年会、例会、研讨会、论坛等。主要包括：与国际组织、国外团体、机构共同举办，或受其委托由学校或各学院（部）名义承办的学术会议；由学校或各学院（部）名义牵头发起和举办的国际学术会议。

第二条为进一步规范管理由学校举办或承办的各类国际会议，根据中共中央办公厅、国务院办公厅、教育部的相关文件以及财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）精神，结合学校实际，修订本办法。

第二章 管理原则

第三条强化预算，厉行节约。会议举办单位应当明确会议经费来源，科学、规范、合理地申报和编制国际会议经费预算，并本着“勤俭办外事”的原则，严格控制会议数量、规格，努力压缩会议规模。

第四条符合惯例，规范管理。会议举办单位应当根据国际惯例对等接待外方参会人员，明确责任，规范管理。

第五条加强监督，注重绩效。会议举办单位应当主动配合监督检查工作，认真执行各项费用开支标准，提高资金使用效益，力求会风简朴，务实高效。

第六条国际交流合作处是学校国际会议的归口管理单位，由学校及各单位主办、合办和承办的国际会议均由国际交流合作处负责监管。

第三章 国际会议类别

第七条重大国际会议

1.外宾人数在300人或会议总人数在800人以上的技术专业领域的专业性或学术性国际会议；

2.有国内、外国政府重要级别领导出席的高级别国际会议；

3.事关核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议。

第八条一般国际会议

1.外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业性或学术性国际会议；

2.国际合作项目中的工作会议。

第四章 国际会议申报流程

第九条为限制重复举办主题相同的会议，防止出现先对外承诺（或申办）的现象，国际会议每年可分两次进行预报。每年12月前可预报下一年拟举办的重大国际会议和一般国际会议。预报仅需提供拟举办会议的简单信息（附件1）。

第十条重大国际会议须经省政府审核同意后报请国务院审批，必须在对外宣布前6个月向国际交流合作处提交正式申报材料。（报批国际会议的年份是指会议对外宣布或承诺的年份，不是会议召开的具体年份）。

第十一条一般国际会议须在开会日期前，不少于6个月时限内填写《黑龙江科技大学大学举办国际会议申报表》及申报支撑材料（附件2），并报送至国际交流合作处。经校内审批通过后，由国际交流合作处报送教育厅等相关上级主管部门审批。

第十二条各单位原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会机制，不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议，不得举办无实质内容的国际会议。各单位应当严格控制邀请外宾的规模和规格，未经批准，不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。

第五章会议组织与管理

第十三条会议承办单位为国际会议的责任人，负责会议的总体管理协调和外籍人员的前期手续准备、行程安排、接待、突发事件处理和后期联系等工作。

第十四条未经批准，不得擅自邀请党、国家、省领导以及外国政要或前政要出席会议，会议内容也不能涉及政治敏感问题。

第十五条国际会议获批后，会议承办单位应及时将大会方案和议程等报国际交流合作处审核，并在国际交流合作处的指导协助下做好外籍专家邀请和大会执行的各项工作。

第十六条在会议结束后1个月内，各承办单位应提交《黑龙江科技大学举办国际会议总结表》（附件3），连同专家信息、经费开支情况和会议精选照片等一同报送至国际交流合作处。

第六章 会议经费管理

第十七条国际会议的支出范围包括:场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他财政部批准的支出。国际会议的支出项目和标准详见附件4。

第十八条各单位应当遵循国际惯例，从严从紧控制经费支出。除外方特邀代表或存在外交对等接待的情况外，不得承担会议代表往返国际国内旅费（包括往返机场的交通费）及食宿费用，不得承担额外的义务，要厉行节约、讲求实效。

第十九条各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，一次性办理报销手续。会议费报销应提供以下资料：

1.会议通知（包含会议议程）；

2.实际参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式）；

3.会议费用支出明细表；

4.发票、原始单据、委托协议（合同）等相关资料。

第七章 监督检查

第二十条各单位应当按照预算绩效管理要求，编制绩效计划，设定绩效目标，提高会议和资金安排的科学合理性，提高财政资金使用效益。各单位应主动配合国际交流合作处、财务处、审计处等对国际会议运行和经费使用情况的监督检查，并认真落实检查意见。

第二十一条对擅自改变国际会议资金用途、以虚报、冒领等手段骗取国际会议经费、违规扩大支出范围或超过支出标准、违规报销与国际会议无关费用、挪用、截留、侵占国际会议经费及其他违反国际会议管理相关规定的，一经发现，追究会议举办单位和相关人员的责任，并按学校规定给予处分；涉嫌违法的，移交司法机关依法处理。

第八章 附则

第二十二条在外交对等接待等情况下承担会议代表往返国际国内旅费（包括往返机场的交通费）及食宿费用的，各项开支标准不得超出《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）相关规定。

第二十三条举办有港澳台地区代表参加的会议参照本办法执行。

附件：略